Myyjä päätyy helposti käyttämään sähköpostia tarjoustyökaluna, jos tarjouksen kirjaaminen järjestelmään vie enemmän aikaa kuin kaupan koko oikeuttaa. Kyse ei ole asenteesta vaan työkalun soveltuvuudesta: jos järjestelmä on optimoitu transaktioiden hallintaan eikä myyjän päivittäiseen työhön, sähköpostista tulee helposti nopeampi vaihtoehto. Hubit on suomalainen HubSpot-konsulttitalo ja CRM-kumppani, ja näemme tämän saman ilmiön toistuvasti mid-market-yritysten käyttöönottoprojekteissa.
Miksi myyjä valitsee sähköpostin järjestelmän sijaan?
Myyjä valitsee sähköpostin, koska se on nopein tapa saada tarjous asiakkaalle. Tuoreessa asiakasprojektissamme kävi ilmi, että tarjouksen tekeminen yrityksen ERP-järjestelmään vie noin puoli tuntia — ja tyypillinen kauppa on 600 euron arvoinen.
Katsotaanpa tilannetta myyjän silmin. Hän käy asiakkaalla, kauppa etenee, tarjous pitäisi saada liikkeelle. Seuraavaksi myyjä istuu autoon, avaa läppärin, avaa yhteydet, kirjautuu ERP:hen, etsii oikean tuoteyksilön kaikkien mahdollisten joukosta ja rakentaa tarjouksen järjestelmän ehdoilla. Kaikki tämä muutaman satasen tuotteesta, jota asiakas ei ehkä edes tilaa. Sähköpostilla sama asia hoituu parissa minuutissa — vaikka puhelimella parkkipaikalta.
Tällainen kuviteltu skenaario ei ole poikkeustapaus. Salesforcen State of Sales -tutkimuksen mukaan myyjät käyttävät vain noin 30 % ajastaan varsinaiseen myyntiin. Loput kuluu hallintoon, kirjaamiseen ja sisäisiin palavereihin. Jokainen ylimääräinen järjestelmävaihe kilpailee tuon 30 prosentin kanssa. Myyjä optimoi oman ajankäyttönsä täysin rationaalisesti: hän myy eikä kirjaa.
Ongelma ei siis ratkea vaatimalla myyjiä kirjaamaan enemmän. Tarvitaan työkalu, jolla kirjaaminen on nopeampaa kuin kirjaamatta jättäminen ja muiden työkalujen käyttäminen.
Mitä yritykselle maksaa se, ettei tarjouskantaa ole missään?
Kun tarjoukset tehdään sähköpostilla, tarjouskantaa ei ole olemassa missään järjestelmässä — eikä oikein muuallakaan, ellei jokaisen myyjän omaa sähköpostia ja päätä lasketa. Tästä seuraa monta ongelmaa:
1. Myyntiä ei voi ennustaa. Jos avoimien tarjousten summa ja vaihe eivät ole kenenkään nähtävillä, ennuste on arvaus.
2. Kukaan ei voi tuurata. Kun myyjä on lomalla tai sairaana, hänen tarjouksensa ovat lukitussa postilaatikossa.
3. Hävityistä ei opita. Sähköpostista ei näe, mihin vaiheeseen kaupat kuolevat tai kuka ne voittaa.
4. Vaihtuvuus vie kannan mukanaan. Kun myyjä lähtee, tarjouskanta lähtee samalla ovenavauksella.
Tästä samasta syystä asiakkaamme totesi suunnittelupalaverissa suoraan, ettei tarjouskanta voi olla osissa eri paikoissa — muuten kokonaisuus ei pysy kasassa. Hän on oikeassa.
Miten tarjoukset saadaan järjestelmään ilman että myynti hidastuu?
Ongelma ratkeaa moderneillä järjestelmillä ja toimivilla integraatioilla. Tarjouskanta elää CRM:ssä, tilaukset ja laskutus ERP:ssä, ja integraatio siirtää voitetun kaupan järjestelmästä toiseen ilman käsityötä. CRM:n tarjoustyökalun pitää olla niin kevyt, että tarjouksen saa tehtyä puhelimella työmaalta — muuten palataan sähköpostiin.
Nämä kaksi perusperiaatetta on todettu meillä toimiviksi:
1. Tuplakirjaaminen on suunnitteluvirhe. Jos sama asia kirjataan käsin kahteen järjestelmään, integraatio on rajattu väärin.
2. Kirjaamisen pitää olla nopeampaa kuin kiertämisen. Jos CRM:n tarjoustyökalu ei päihitä sähköpostia nopeudessa, myyjä ei käytä sitä — eikä hänen kuulukaan.
Työkalun soveltuvuus mitataan myyjän arjessa, ei ominaisuuslistan pituudella. Jos 600 euron kauppa vaatii 30 minuuttia kirjaamista, vika ei ole myyjässä.
Usein kysytyt kysymykset
Näistä kolmesta merkistä: myyjät lähettävät tarjouksia suoraan sähköpostista, johto ei näe avointa tarjouskantaa yhdestä näkymästä, ja hävittyjen kauppojen syitä ei tiedä kukaan. Jos yksikin näistä kuulostaa tutulta, tarjousprosessi ja työkalut kannattaa tarkistaa.
