CRM ja CMS Integraatio: 3 syytä miksi ne kannattaa yhdistää

CRM ja CMS tai tavanomaisemmin asiakkuudenhallintajärjestelmä ja sisällönhallintajärjestelmä tuodaan usein esille, kun puhutaan yrityksen organisationaalisesta toimintakyvystä ja sen hallinnasta. Monessa yrityksessä nämä järjestelmät ovat erillisiä ja resursseja kuluttavia. Järjestelmien kehitys on ollut valtaisaa mutta suurimman kompastuskiven on muodostanut kuitenkin natiivin integraation puutos. HubSpot on viime aikoina mullistanut tiedonhallinnan, sillä molemmat järjestelmät ovat nyt natiivisti integroitu keskenään samalla alustalla.

Tässä blogissa käyn läpi, kuinka CRM-CMS integraatiolla voidaan saavuttaa uusi tehokkuuden taso:

• Mikä on CRM?
• Mikä CMS?
• Miten hyötyä integraatiosta? 3 syytä
• Miten CRM ja CMS saadaan integroitua keskenään? 

Yritystoiminnan siirtyminen online-ympäristöön on ollut megatrendin tasolla jo useamman vuoden, mutta pandemian aikana yrityksen olemassaolo verkossa on ollut jo lähes välttämätöntä. Online-ympäristön hallinta puolestaan on kuitenkin aivan toinen maailmansa. Useiden eri organisationaalisten järjestelmien operointi on muodostunut arkipäiväiväiseksi. Järjestelmät toimivat datan ja tiedon portinvartijoina. Työaikaa kuluu niiden välillä seikkailuun ja monitahoisen tiedon ymmärtämiseen, mikä on raskasta ja usein kaukana potentiaalisesta tuottavuudesta.

Tutustu alta #TOP 3 mittareihin, joilla yhdistää myynti ja markkinointi!

CRM eli Customer Relationship Management alusta on osa ohjelmistokantaa, minkä avulla yritys hallinoi asiakkuuksien tilaa, tallentavat tärkeää tietoa asiakkaista sekä seuraavat heidän aktiviteettejä yrityksen sisällön parissa. CRM:ään tallennetaan kontaktitietoja, sopimuksien ja asiakkuuksien kehitystilanteita sekä analysoidaan myyntipuolen toimintaa. CRM alustat sisältävät yleensä todella paljon dataa sekä kriittistä liiketoiminnan tietoa, jota analysoimalla ja soveltamalla voidaan tehostaa yrityksen myyntiä. 

CMS eli Content Management System on julkaisualusta, jonka avulla yritys tuottaa ja hallinnoi verkkosivuja ja niiden sisältöjä. CMS säilyttää ja hallinnoi yrityksen resursseja, kuten kuvia, blogipostauksia, esitteitä ja materaaleja, joita yritys ylläpitää verkkosivuillansa. Julkaisualustan hallinta on osa sekä markkinointia että myyntiä, sillä usein ensimmäinen kontakti syntyy verkkosivujen kautta. Myöskin ostoprosessin tukeminen oikealla sisällöllä oikeaan ajankohtaan on julkaisualustan yksi tärkeimmistä tavoitteista.

Miten hyötyä integraatiosta?

CMS luo asiakaskokemusta verkkosivujen ympäristössä, kun taas CRM tallentaa ja analysoi luotua asiakaskokemusta. Optimaalisten tuloksien saavuttamiseksi on CRM ja CMS -järjestelmien integraatio lähes välttämätöntä. Jos tiedot ovat erillisissä järjestelmissä, on niiden yhdistäminen usein monimutkainen ja työläs prosessi.

Tieto siiloutuu järjestelmiin, jos ne eivät keskustele keskenään. Tämän tuloksena arvokasta tietoa ei saada hyödynnettyä optimaalisesti.

 

1) Tehostunut tiedon välittäminen & johtaminen

Datan kirjaaminen sekä järjestelmien välillä hyppiminen kuluttaa tuottoisaa työaikaa sekä aiheuttaa päällekkäisiä toimia, jotka syntyvät erillisistä tietokannoista. On kuitenkin tärkeää, että yrityksellä käytettävissä tieto on ajankohtaista sekä paikkaansa pitävää. Juuri tähän ongelmaan CRM ja CMS -integraatio tarjoaa toimivan ratkaisun, jotta resurssit voidaan kohdentaa tuottavammin. 

Tehokkaasti integroidut CRM ja CMS täydentävät toisiaan, jolloin verkkosivujen data ja aktiviteetit kirjautuvat välittömästi CRM:ään. Tieto on heti käytettävissä ja analysoitavissa, jolloin se antaa tärkeää pohjaa tarvittavien muutoksien ja päätöksien tekoon. Kokonaisuuden hallinta muodostuu tehokkaammaksi, kun integraation tarjoama kokonaisvaltaisuus voidaan muodostaa voimavaraksi.

2) Tehostunut myyntistrategia

Laaja-alaisempi tietoa auttaa rakentamaan syvällisempää ymmärrystä asiakkaista sekä heidän hakemistaan ratkaisuista. Tämän tiedon avulla voidaan toteuttaa, esimerkiksi kohdennettuja markkinointikampanjoita sekä niiden tuloksia voidaan raportoida ja analysoida erilaisilla työkaluilla ja mittareilla. Mitä paremmin yritys tuntee asiakkaansa, sitä tehokkaammin myyntiä voidaan toteuttaa. 

Jos esimerkiksi yrityksen liidi käy lataamassa materiaalia verkkosivuilta, yritys saa tästä välittömästi tiedon CRM:ään, jolloin liidin ostoprosessin tukemisen voidaan toteuttaa tehokkaasti. Liidien sitouttamista mahdollisiksi asiakkaiksi tavoitellaan tarjoamalla kohdennettua sisältöä oikeaan ajankohtaan, jotta liidi voi edetä luonnollisesti ostopolulla seuraavalle tasolle. Myöskin erilaisten sisäänheittotuotteiden tai uusien asiakkaiden tarjouksia voidaan kohdistaa vaivatta, ilman monimutkaisia kekkailuja järjestelmien välillä. 

3) Tehostunut asiakasrajapinta

Asiakkaiden rooli on puskea yritystä jatkuvasti kehittämään toimintaansa. Tästä johtuen asiakaskokemuksen taso on tärkeä mittari kuvaamaan miten hyvällä tasolla yritys on. Integroidut CRM ja CMS helpottavat asiakkuuksien hallintaa, kun kaikki asiakasta koskeva tieto päivittyy järjestelmiin viiveettä. Asiakkaasta vastaavan ei näin tarvitse käyttää työaikaa tiedon hakemiseen useasta tietokannasta pysyäkseen ajan tasalla.

Asiakkuuksien hallinnan laatu heijastuu suoraan asiakaskokemuksen tasoon. Kun kaikki yrityksessä pysyvät ajan tasalla asiakkuuden tilasta, muodostuu asiakaspalvelu mielekkäämmäksi ja joustavammiksi myös yrityksen asiakkaille. Kun asiakkaan on helppo ja vaivaton asioida yrityksen kanssa, kasvaa yrityksen tarjoama asiakasarvo (customer value).

Miten CRM:n ja CMS:n saa integroitua keskenään?

CRM ja CMS voidaan integroida keskenään, jos olemassa käytössä olevat järjestelmät tukevat integraatioita keskenään. Suurimmille ja käytetyille järjestelmille löytyy pääsääntöisesti mahdollisuus integraatioon. Poikkeuksena on HubSpot, joka tarjoaa saman alustalla CRM:n sekä sen päälle rakennetun CMS:n valmiiksi integroituna. Yhdellä tilillä voi siis samanaikaisesti hallinnoida molempia alustoja, ja kaikki tieto on tallessa ja käytettävissä yhdessä paikassa.

HubSpotin integroidut CRM- ja CMS-alustat on luotu toimimaan saumattomasti yhden järjestelmän alaisesti ilman, että se toisi mukanaan raskasta softaa hallittavaksi. Kun CRM ja CMS on HubSpotin integraatiota, sivustosi päinvastaisesti kevenee, sillä yhtälöstä on jätetty pois eri sofa-alustojen raskas integraatio sekä plug-init. Yhdeltä tilillä voidaan hallinnoida molempia järjestelmiä saumattomasti ja kohdentaa myynti ja markkinointi tuottaviin ja potentiaalisiin kohteisiin ilman sokkoammuntaa.

Yhteenveto

CRM:n ja CMS:n integraatio nostaa yrityksen tehokkuuden seuraavalle tasolle, sillä päällekkäiset toiminnot poistuvat ja yritys saa käyttöönsä automaation sekä interaktiivisien alustojen hyödyt. Useiden tietojenhallintajärjestelmien asema organisaation hallinnassa ei tue optimaalisia resurssointia tai työn tehokkuusastetta. Sen sijaan hajautus aiheuttaa ylimääräisiä toimia sekä informaation siiloutumista järjestelmiin. Ota kaikki irti arvokkaasta informaatiosta ja anna äänesi integraatiolle!