Jokainen yritys on uniikki ja näin ollen kerää myös erilaista dataa. CRM-järjestelmän tulee olla joustava datan keräys-, varastointi- ja järjestelymahdollisuuksissa, jotta se voi palvella erilaisten yritysten tarpeita tehokkaasti ja saumattomasti. HubSpot tarjoaa jo monipuoliseen CRM-järjestelmäänsä mahdollisuuden rikastaa dataa kahdella uniikilla tavalla: mukautetuilla objekteilla (custom objects) sekä CRM laajennuksilla (CRM extensions). Toisinaan voi kuitenkin olla epäselvää, miten nämä toimivat ja millaista dataa niillä voi järjestelmään tuoda.
Seuraavaksi käyn läpi:
- Mitä ovat mukautetut objektit ja CRM laajennukset
- Miten ne toimivat HubSpotissa ja
- Millaisissa tilanteissa niitä voi käyttää.
Custom object ja CRM extension: selitys selkokielellä
Mukautettu objekti (Custom Object)
Objektit edustavat erilaisia suhteita ja prosesseja, joita yrityksellä on. HubSpotissa on standardina 4 objektia: kontaktit (contacts), yritykset (companies), diilit tai kaupat (deals) ja tiketit (tickets). Näiden objektien alla on lajiteltuna kaikki yrityksen tietueet kuten asiakas- tai sidosyritykset, näiden yritysten edustajat, tehdyt kaupat sekä yhteydenottopyynnöt. Jokaisella objektilla on myös käytössä erilaiset tietokentät (properties), jotka tallentavat tietoa tietueisiin. Objektien väliset linkitykset varmistavat, että data on järjestyksessä ja helposti löydettävissä. Esimerkiksi asiakasyrityksen työntekijät ovat linkitettynä yrityksen tietokorttiin ja diili siihen yritykseen, jonka kanssa kaupat on tehty.
Kaikkea yrityksen dataa ei kuitenkaan aina pysty lajittelemaan näiden neljän ennalta määritellyn kategorian alle. Tällöin on tarpeellista luoda uusi ryhmä tietueita, ja tätä kutsutaan mukautetuksi objektiksi. Mukautetun objektin voi nimetä ja strukturoida juuri omiin tarpeisiin sopivaksi, sillä sen käyttämät tietokentät ja linkitykset muihin objekteihin voi valita itse. Kustomoitu objekti kuitenkin toimii lähes samalla tavalla kuin muut HubSpotin objektit, mikä helpottaa käyttöä. Kustomoidun objektin voi rakentaa joko devaajan avustuksella API-avainten kautta tai HubSpotin asetuksissa.
CRM laajennus (CRM extension)
Monipuolisuudestaan huolimatta HubSpotista saattaa jäädä uupumaan toiminnallisuus, jota yritys tarvitsee tiedon varastointiin, järjestämiseen tai hyödyntämiseen. Tai kenties yritys on tottunut käyttämään tiettyä ohjelmistoa eikä halua luopua käytöstä. Tällaisissa tapauksissa HubSpot voidaan integroida toisen ohjelmiston kanssa, mikä mahdollistaa HubSpotin vuorovaikutuksen ulkopuolisen ohjelman kanssa. Tietoja toisesta ohjelmasta saadaan näkyviin HubSpotin objektien tietuekorteissa CRM laajennusten avulla. CRM laajennus mahdollistaa HubSpotin ulkopuolisten tietojen tarkastelun ja muokkaamisen suoraan tietuekortissa, eikä toista ohjelmaa tarvitse aina välttämättä edes avata.
Laajennus toimii APIen eli ohjelmointirajapintojen (Application Programming Interface) kautta. APIt ovat päätepisteitä kahden eri ohjelmiston välillä, ja niiden kautta voidaan noutaa ja viedä dataa. HubSpotissa on kahdenlaisia integraatioita: valmiiksi luotuja sekä kustomoituja. Monet ohjelmistot tarjoavat jo valmiiksi rakennettuja integraatioita, jolloin HubSpotin yhdistäminen niihin onnistuu käden käänteessä ja mahdollinen CRM laajennus on jo sisäänrakennettuna. Kustomoitujen integraatioiden ja CRM laajennusten luomiseen API avaimilla tarvitaan devaajaa, sillä tällöin yhteys ohjelmistojen välillä tulee rakentaa alusta alkaen. Voit lukea lisää Hubitin tarjoamista integraatiopalveluista täältä.
Toiminnallisuudet HubSpotissa
Mukautetun objektin yksittäisen recordin tiedot avautuvat HubSpotissa täysin samalla tavalla kuin muidenkin objektien. Kortin näkymä on jaettu kolmeen: vasemmalla löytyy yleistä tietoa recordista, keskellä aktiviteettiaikajana ja oikealla assosiaatiot muihin objekteihin. Siihen, mitä tietoja kortissa näkyy, vaikuttaa se, miten mukautettu objekti on rakennettu ja mihin muihin objekteihin se on assosioitu. Mukautettu objekti voidaan myös rakentaa toimimaan samalla tavalla kuin muut objektit. Tämä saattaa kuitenkin vaatia jonkin verran manuaalista työtä, sillä mukautettu objekti ei automaattisesti toimi kaikissa HubSpotin työkaluissa oletusobjektien tavoin.
CRM laajennukset taas tuovat lisätietoa ja -ominaisuuksia jo olemassaoleviin objekteihin. Ne mahdollistavat vuorovaikutuksen muiden ohjelmistojen tietojen kanssa tietuekortista käsin. Integraation CRM laajennus näkyy recordin oikeanpuoleisessa sivupalkissa. Tietojen tarkastelun lisäksi CRM laajennus voi mahdollistaa myös toisen ohjelman tietojen muokkauksen integraatiosta riippuen.
Käytännön esimerkkejä käytöstä
Toisinaan monimutkaisia konsepteja on vaikea hahmottaa ilman konkretiaa. Seuraavaksi muutama käytännön esimerkki siitä, miten custom objekteja ja CRM laajennuksia voi käyttää.
Esimerkiksi koirahoitolalle mukautetun objektin luominen asiakkaiden koirille olisi järkevä ratkaisu. Koirien tietojen kirjaaminen asiakaskorttiin saattaa käydä epäselväksi; erityisesti silloin, kun jokaisesta koirasta halutaan kirjata erikseen ylös esimerkiksi rotu, ikä, allergiat tai vaikkapa karvan laatu. Custom objectin luominen auttaa pitämään koiran ja omistajan tiedot erillään, mutta mahdollistaa myös koiran assosioinnin omistajaansa, jolloin data pysyy hyvässä järjestyksessä.
Toinen esimerkki mukautetun objektin käytöstä voisi olla tapahtuma-alan yrityksen erilaiset tapahtumat. Tällöin tapahtumasta on mahdollista kerätä yksityiskohtaista tietoa CRM järjestelmään, ja siihen pystyisi assosioimaan esimerkiksi tapahtumaa tuottamassa olleita ihmisiä, yrityssponsoreita, kutsuvieraita tai muita yhteistyötahoja. Tällaisen tietomäärän syöttäminen CRM alustaan ilman custom objectia olisi vaivalloista ja saattaisi johtaa epäjärjestelmälliseen dataan.
Integraatioita taas hyödyntävät kaikki HubSpotia käyttävät yritykset, mutta vain osa integraatioista sisältää CRM laajennuksen. Muun muassa sähköpostin yhdistäminen HubSpotiin on esimerkki integraatiosta ilman CRM laajennusta, samoin sosiaalisen median tilien yhdistäminen HubSpotin työkaluihin. HubSpot on siis yhdistetty toiseen ohjelmistoon, mutta tästä ohjelmistosta ei kulje tietoa CRM:n tietueisiin. Esimerkkei objekteissa näkyvästä CRM laajennuksesta voisi olla vaikkapa dokumenttienhallintaohjelma, jonka kautta onnistuu räätälöityjen tarjousten lähettäminen suoraan kontaktin tai yrityksen kortilta, tai tekstiviestipalvelu, joka mahdollistaa tekstiviestien lähettämisen asiakkaalle suoraan CRM:stä.
Haluatko talteen opit custom objecteista, CRM extensioneista ja niiden välisistä eroista? Lataa Hubitin opas täältä.
