Tapahtuma-alustojen ja webinaarityökalujen HubSpot-integraatiot osaa Suomessa pieni joukko HubSpot-kumppaneita. Aidon osaajan tunnistaa siitä, että he kertovat etukäteen, mitä dataa valmis integraatio siirtää ja mitä ei.
Yksi näistä kumppaneista olemme me eli Hubit, suomalainen HubSpot-kumppani, joka toteuttaa HubSpotin käyttöönotot, integraatiot ja jatkuvan tuen suomeksi. Olemme toteuttaneet integraatioita esim. Lyyti- ja Zoom Webinars -käyttäjille, ja olemme huomanneet, että alustasta riippumatta ratkaistava haaste on sama: tiedot ilmoittautumisista, osallistumisista ja peruutuksista pitää saada HubSpotin kontakteille ilman että kukaan siirtää niitä käsin.
HubSpotiin saadaan integroitua kaikki yleisimmät tapahtumanhallinnan alustat kuten Lyyti ja Eventbrite sekä webinaarityökalut kuten Zoom Webinars, Microsoft Teams ja GoToWebinar. Integraatioiden toteutuslogiikka jakautuu kahteen: osalla alustoista on valmis HubSpot-integraatio, ja silloin työ on sen konfigurointia ja aukkojen tunnistamista. Osalla ei ole, ja silloin tieto siirretään rajapinnan kautta. Lopputulos on sama, mutta rajapinnan kautta toteutukseen ja ylläpitoon vaaditaan enemmän työtä.
Mistä tunnistat kumppanin, joka osaa tapahtuma- ja webinaari-integraatiot?
Siitä, että hän puhuu mahdollisuuksien lisäksi myös integraatioiden rajoista.
Kumppaniehdokkailta kannattaa kysyä nämä neljä kysymystä:
Mitä valmis integraatio siirtää ja mitä ei? Osaava kumppani pystyy kertomaan konkreettisen listan siirtyvistä tiedoista ja tunnistetuista aukoista. Jos vastaus on "kyllä se integroituu", hälytyskellojen on syytä soida. Tapahtuma-alustan puolen kehitys laskutetaan yleensä sen toimittajalta ja HubSpot-pään työ erikseen. Kumppanin pitää osata erotella nämä jo ennen tarjousta
Kuka tekee mitä ja mihin hintaan? Jos integraatio vaatii tapahtuma-alustan puolen kehitystyötä, se tilataan ja maksetaan alustan toimittajalle, HubSpot-pään työ HubSpot-kumppanille. Kumppanin pitää osata erotella nämä jo ennen tarjousta.
Miten tapahtumahistoria tallentuu? Jos jokainen tapahtuma päivittää samoja kontaktitietoja, historia ylikirjoittuu eikä vuoden päästä saa vastausta kysymykseen "kuka oli missä ja milloin". Ammattitaitoinen kumppani ottaa tämän huomioon.
Mitä nykyinen HubSpot-lisenssitaso sallii? Lisenssitaso vaikuttaa siihen, kuinka monimutkaisia automaatioita HubSpotiin pystytään luomaan, ja se kannattaa selvittää ennen kuin mitään suunnitellaan.
Jos alustallasi ei ole valmista HubSpot-integraatiota, kysy lisäksi vielä tämä: miten data siirretään, ja kuka ylläpitää ratkaisua kahden vuoden päästä?
Sama logiikka pätee muihinkin integraatioihin. ERP-integraatio ilman että projekti räjähtää käsiin noudattaa täsmälleen samaa kaavaa, ja lomake-, chat- ja puheludatan tallentaminen HubSpotiin on sama kysymys eri lähdejärjestelmällä.
Mitä HubSpotin tapahtuma- ja webinaari-integraatio käytännössä sisältää?
Alustasta riippumatta integraatioissa siirtyy lähtökohtaisesti kolme asiaa: ilmoittautumistiedot HubSpotin kontakteille, osallistumistieto ajan tasalle, ja tämän tiedon käyttö segmentoinnissa ja raportoinnissa.
Otetaanpa esimerkkinä Lyyti: integraatio kytketään päälle tapahtumakohtaisesti, osallistujan perustiedot päivittyvät HubSpotin kontaktille, ja tapahtumalle syntyy automaattisesti listat osallistumistilan mukaan — ilmoittautuneet, osallistuneet, poissaolleet ja peruneet. Eräälle asiakkaallemme tämän päälle rakennettiin kontaktinäkymään tapahtumakortti, joka näyttää viimeisen 12 kuukauden tapahtumat, joihin henkilö on reagoinut. Zoom Webinarsissa logiikka on sama.
On hyvä huomata, että lähtökohtaisesti integraatio siirtää vain tietoa. Kutsut, rekisteröinti ja itse tapahtuma pysyvät tapahtuma-alustalla, ellei niitä erikseen siirretä tehtäväksi HubSpotiin.
Mitä valmis integraatio jättää ratkaisematta?
Valmis integraatio hoitaa perusasiat ja jättää aukkoja. Kumppanin osaaminen mitataan niiden paikkaamisessa.
Nämä ovat tyypillisimmät kolme aukkoa:
Sähköpostin toimitustiedot — bounce ja poissaoloviestit — jäävät usein tapahtuma-alustan raportteihin. Ilman lisäkehitystä joku vertaa listoja käsin.
Osallistujan rooli — asiakas, opiskelija, oma väki — ei välttämättä tule mukana. Siten CRM-listoille voi päätyä väkeä, jotka eivät niille kuulu.
Yritystason tieto jää ohueksi, kun osallistuja kirjautuu vain henkilönä. Account-tason raportointi kärsii.
Nämä ongelmat ovat ratkaistavissa, mutta se maksaa, sillä laskua kertyy kahdesta suunnasta: sekä tapahtuma-alustan toimittajalta että HubSpot-kumppanilta. Siksi on halvempaa selvittää aukot ennen projektia kuin sen jälkeen.
Toinen asia kannattaa ratkaista heti alussa: miten tapahtumahistoria tallentuu. Jos tieto kirjoitetaan aina samoihin kontaktikenttiin, vanha häviää uuden alle. Kestävämpi ratkaisu on antaa tapahtumille oma paikkansa HubSpotissa, jolloin syntyy historia eikä vain viimeisin tilanne. Jos tapahtumatietoa pitää myöhemmin yhdistää muuhun dataan, mieti jo tässä vaiheessa HubSpotin datan vientiä yrityksen datavarastoon.
Miten webinaari-ilmoittautuminen ja jälkihoito rakennetaan HubSpotiin?
Toimiva perusrakenne on sama riippumatta webinaarityökalusta: ilmoittautuminen HubSpot-lomakkeella, webinaarityökalu hoitaa tekniikan, ja kaikki ilmoittautujalle näkyvä viestintä lähtee HubSpotista.
Eräälle asiakkaallemme putki tehtiin HubSpotin ja Zoom Webinarsin yhdistelmällä. HubSpot-lomake luo tai päivittää kontaktin ja kirjaa ilmoittautumisen webinaarityökaluun. Lomakkeella kysytty rooli ohjaa segmentointia. Automaatio hoitaa vahvistuksen, muistutuksen ja kiitosviestin tallennelinkkeineen. Webinaarityökalun oletusviestit korvattiin HubSpotin omilla, jotta ilmoittautuja saa seuraavan askeleen eikä pelkkää liittymislinkkiä.
Tulokset samasta kokonaisuudesta: yksi webinaari keräsi 72 ilmoittautunutta ja 36 osallistujaa, ja niistä syntyi suoraa kauppaa. Samalla kohderyhmän laatu parani — 95 % osallistujista ilmoittautui yrityssähköpostilla, kun aiemmissa jopa 500 hengen webinaareissa mukana oli paljon henkilökohtaisia osoitteita.
Yksi asia kumppanin kuuluu sanoa ääneen ennen kuin mitään rakennetaan: HubSpotin kevyemmillä markkinointilisensseillä automaatio on yksinkertaista, eikä haarautuvia polkuja tai liidipisteytystä voi rakentaa. Aloittaa voi hyvin sillä, mitä lisenssi jo sallii, ja päivitys kannattaa tehdä, kun malli on todistanut arvonsa.
Usein kysytyt kysymykset
Valmis integraatio siirtää yleensä osallistujan perustiedot ja osallistumistilan HubSpotin kontakteille ja luo tapahtumakohtaiset listat. Se ei välttämättä tuo sähköpostin toimitustietoja, osallistujan roolia tai yritystason tietoa. Jos tarvitset näitä, kyseessä saattaa olla erillinen kehitystyö tapahtuma-alustan päässä.
