Järjestelmien pirstaloituminen muuttuu kasvun esteeksi siinä vaiheessa, kun tieto liikkuu järjestelmien välillä ihmisten käsissä: johto kokoaa raportit itse, laskutustiedot siirretään käsin ja asiakastieto asuu yksittäisten ihmisten sähköposteissa. Hubit on suomalainen HubSpot-konsulttitalo ja CRM-kumppani, ja törmäämme tähän tilanteeseen erittäin usein kasvuyritysten kanssa.
Mistä tunnistaa, että pirstaloituminen jarruttaa kasvua?
Luotettavin varoitusmerkki ei ole työkalujen määrä vaan se, miten ja kenen toimesta tieto liikkuu työkalujen välillä. Istuin tällä viikolla palaverissa kasvuyrityksen toimitusjohtajan kanssa, joka kokoaa myynnin viikkoraportit itse käsin Excelistä. Hän tiivisti itse tilanteen näin: jos minä en sitä tee, ei tee kukaan muukaan.
Entä miltä samaisen yrityksen arki näyttää? Myyntiputki pyörii Excelissä, asiakaspalvelu sähköpostissa ja puhelimessa, markkinointi omissa irtotyökaluissaan ja laskutus siirretään käsin järjestelmästä toiseen. Jokainen pala toimii yksinään, mutta kokonaisuus takkuaa. Myyntitiimi on tuplaantumassa, mikä tarkoittaa myös käsityön tuplaantumista.
Näistä konkreettisista merkeistä tietää, että järjestelmäkokonaisuutta on aika miettiä uusiksi:
1. Johto tekee raportit käsin, koska mikään järjestelmä ei kerro kokonaisuutta.
2. Sama tieto kirjataan useampaan paikkaan — tai jätetään kirjaamatta.
3. Prosessit ovat henkilöriippuvaisia: kun avainhenkilö on poissa, tieto puuttuu.
4. Asiat, jotka sujuivat ennen ongelmitta, alkavat tökkiä. Kasvu paljastaa saumat.
Miksi varsinainen ongelma ei ole työkalujen määrä?
Työkaluja on kaikilla paljon. Oktan Businesses at Work 2025 -raportin mukaan yrityksillä on käytössä keskimäärin 101 sovellusta.
Kasvua ei jarruta sovellusten määrä itsessään, vaan se, että kriittinen tieto ei liiku sovellusten välillä ilman ihmistä. Jos myyjä voittaa kaupan, kuinka moni ihminen koskee tietoon ennen kuin lasku lähtee ja johto näkee sen raportilla? Jos vastaus on nolla, työkalujen määrällä ei ole juuri väliä. Jos vastaus on kaksi tai kolme, jokainen uusi asiakas lisää käsityötä — ja silloin kasvu tarkoittaa rekrytointia hallintoon, ei myyntiin.
Miten järjestelmiä kannattaa yhdistää?
Sama toimitusjohtaja sanoi ääneen periaatteen, jonka allekirjoitan: mieluummin riisun työkaluja pois kuin lisään uusia päälle. Yhdistäminen kannattaa tehdä sen ympärille, missä asiakastyö tapahtuu — myynti, markkinointi ja asiakaspalvelu samaan alustaan, jolloin asiakkaan historia on yhdessä paikassa. Talouden ja tuotannon järjestelmät kytketään tähän integraatiolla, ei ihmisillä.
Käytännössä järjestys on tämä:
1. Aloita siitä, mikä vuotaa eniten. Yleensä se on myyntiputki, koska hajallaan oleva putki estää ennustamisen ja johtamisen.
2. Korvaa irtotyökalut alustan ominaisuuksilla, älä lisää uutta palaa palapeliin. HubSpotin nykyinen hinnoittelumalli perustuu juuri tähän: koko alusta on käytössä yhdellä sopimuksella.
3. Jätä transaktiot ERP:hen ja kytke se integraatiolla. Kaikkea ei aina kannata yhdistää samaan järjestelmään — kaiken pitää vain keskustella keskenään.
Jos harkitset tätä siirtymää, kirjoitimme aiemmin, mitä HubSpot CRM:n käyttöönotto käytännössä sisältää ja miten käyttöönoton kumppani kannattaa valita.
Järjestelmäverkon karsiminen ei ole tavoite sinänsä. Tavoite on, että toimitusjohtajan maanantaiaamu ei ala myyntiraportin virkkaamisella Excelissä, eikä se varsinkaan ole viikonlopun ykkösharrastus.
Usein kysytyt kysymykset
Sieltä, missä käsityötä on eniten. Useimmiten se on myyntiputki: kun tarjoukset, kaupat ja asiakashistoria ovat yhdessä paikassa, johdon raportointi syntyy automaattisesti eikä viikkoraportteja koota enää käsin.
