Yrityksestä riippumatta uuden CRM:n käyttöönotto on kokonaisvaltainen projekti, jota kannattaa lähestyä tavoitteellisesti mutta myös avoimin mielin. CRM on kiinteästi yhteydessä prosesseihin, käytäntöihin, tavoitteisiin sekä mittareihin. Sen vuoksi myös käyttöönottoon kannattaa panostaa, jotta lopputulos vastaa yhtäaikaisesti niin johdon odotuksia kuin asiakasrajapinnan tiimien arkea ja ydinprosesseja.
Olemme aikasemmin kirjoittaneet yleisimmistä syistä, miksi käyttöönotot epäonnistuvat ja kuinka valita itselle se oikea HubSpot-kumppani, jotta epäonnistumiselta vältytään ja minimoidaan riskit. Kannattaa tutustua myös näihin, jos HubSpot CRM on kiikarissa!
Mitä käyttöönotto sisältää?
Onnistuminen käyttöönotossa alkaa pohjatyöstä ja määrittelytyön tärkeydestä. Ensin luodaan raamit, tavoitteet ja mittarit, ja sitten vasta päästään kiinni teknologiaan.
1. Prosessien mäppäys
Sen sijaan, että ampaistaan suoraan softan kimppuun, kannattaa alussa antaa aikaa määritellä perusteita. Mitä ongelmia järjestelmä pyrkii ratkaisemaan? Mikä on järjestelmän tavoite? Miten se suhteutuu yrityksen prosesseihin? Softan ja CRM:n tarkoitus olla kuin oikea käsi, joka tukee käyttäjää, auttaa jäsentämään dataa ja tarjota tarttumapintaa koko organisaatiolle. Sen vuoksi käyttöönotto kannattaa aloittaa prosessien, haasteiden ja tavoitteiden mäppäyksellä, jotta alusta voidaan rakentaa palvelemaan yrityksenne toimintaa juuri eikä melkein.
2. Alustan kustomointi
Kun asiakasrajapinnan tiimien haasteet, toimintatavat ja tavoitteet on selvillä, voidaan hypätä alustan kustomointiin. Alustan kustomoinnilla tarkoitetaan esimerkiksi kustom-tietokenttien luomista, kontakti-, yritys- ja diilikorttien rakenteen muokkaamista yritykseen tarpeisiin, pipelinejen luontia sekä automaatioiden luomista. Koska HubSpot CRM on asiakasrajapinnan läpileikkaava ekosysteemi, kustomointi useimmiten tarkoittaa sekä CRM:n kuin myös myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun resurssien kustomointia. Osaava kumppani osaa ehdottaa ja neuvoa miten alustaa muokataan yrityksen tarpeisiin huolellisen mäppäyksen pohjalta. Kumppanin rooli on tässä keskeinen, sillä kumppani varmistaa alustan yhteensopivuuden ja mahdollistaa mitattavuuden ja tuloksellisuuden.
3. Onboarding ja koulutus
Kun alusta on muokattu timanttiseen kuntoon ja yrityksen sekä eri tiimien tarpeisiin, on aika kääntää katse käyttöönoton koulutukseen. Koulutuksien tavoitteena tulisi olla tiimin tutustuttaminen järjestelmän logiikkaan, työkaluihin ja prosessien toteuttamiseen. Usein on paras tapa on edetä pala kerrallaan, ja aloittaa tärkeimmästä. Mihin käyttäjät sitoutuvat käytön suhteen? Mitä myyjä tekee alustassa? Entä markkinointi sekä muut asiakasrajapinnan tiimit? Mitä raportoidaan? Kaikki nämä ovat oleellisia käyttöönoton kysymyksiä, mihin koulutus pyrkii vastaamaan ja löytämään toimintatapoja.
Me Hubitilla rakennamme koulutukset ja projektit aina pienten tavoitteiden kautta kohti suurempia tavoitteita. Mitä tavoitteita eri käyttöönoton vaiheissa asetetaan, jotta voidaan todeta, että käyttöönotto on onnistunut? Jokainen käyttöönotto ja projekti on oma kokonaisuutensa, ja siksi määrittelemme alussa aina yhdessä tavoitteet ja onnistumisen mittarit molemmille osapuolille. Erityisesti ekosysteemien, kuten HubSpotin, kanssa voi olla tehokkaampaa edetä osa-alue kerrallaan, jotta muutos ei tunnu ylitsepääsemättömältä tai liian suurelta taakalta organisaation arjessa. Liian paljon liian nopeasti voi luoda turhia haasteita onnistuneelle käyttöönotolle, ja kokeneen ja tavoitteellisen kumppanin avulla löytyy varmasti oikea tapa ja tahti etenemiselle.
4. Jalkautus organisaatioon
Jos kyseessä on isompi organisaatio, voi olla järkevää ensin kouluttaa ydintiimi. Sen jälkeen ydintiimi ja pääkäyttäjät vievät käyttöönoton muulle organisaatiolle. Uuden järjestelmän käyttöönotto on iso ja merkittävä askel yrityksen toiminnassa, mutta siitä ei kannata tehdä turhan raskasta ja pitkää prosessia ottamalla koko organisaation mukaan kaikkeen jo alussa, jos mahdollista. Pureskelemalla pala kerrallaan päästään lopputulokseen nopeammin ja vähemmällä kitkalla. Ydintiimin kanssa määritellään isommat raamit, ja sen jälkeen käyttöönotto etenee loppuorganisaatioon.
Eikä kehitys lopu siihen. Loppukäyttäjien ja muun organisaation palautetta kannattaa käyttää prosessien ja kokonaisuuden kehittämiseksi! Yritys on tässä yhdessä, ja jouhevasta käyttöönotosta on hyvä ponnistaa kohti onnistunutta HubSpot-matkaa.
Haluatko kuulla lisää HubSpotin käyttöönotosta?
Olemme pitkän linjan HubSpot-kumppani, joka on lähes ainut laatuaan, kun puhutaan myynnistä ja HubSpotista. Takanamme on lukuisia onnistuneita käyttöönottoja, joissa tavoitteet on saavutettu ja aikataulu pitäneet!