Organisaation myynnin parantamiseksi tulisi ymmärtää, mitkä aktiviteetit edesauttavat kriittisten tavoitteiden saavuttamista ja relevanttien mittareiden seurantaa. Aktiviteettien seuranta mahdollistaa koko myynnin prosessin tehostamisen ja auttaa identifioimaan kehitysalueet. Myynnin aktiviteetteja ovat kaikki myyjien arjessa suorittamat toiminnot ja käytänteet, jotka edistävät prospektin matkaa asiakkaaksi.(1) Näihin aktiviteetteihin lukeutuvat esimerkiksi soitot, sähköpostit ja tapaamiset. Lyhyesti sanottuna, ilman myynnin aktiviteetteja ei ole myyntiä.
Vanha sanonta "sitä mitä ei mittaa ei voi parantaa" on yhä pätevä. Myynnin aktiviteettien kunnollinen, strategiaan nojautuva määritys mahdollistaa tärkeimpien ja tuottoisimpien aktiviteettien tunnistamisen ja optimoinnin. Resursseja ja lisäkoulutusta pystytään kohdentamaan paremmin ja myyntiprosessia voidaan kehittää myynnin maksimoimiseksi. Käydään läpi, mitä kaikkea myynnin aktiviteettien seuraaminen vaatii.
Peilaa myyjien aktiviteetteja strategiaan
Myyntiaktiviteettien seuraaminen ei tapahdu tyhjiössä. Aktiviteetteja tulee peilata yrityksen ylemmän tason tavoitteisiin ja suunnitelmiin. Kaikki lähtee liikkeelle yrityksen strategiasta. Tämän perusteella määritellään KPI:t, ja nämä vielä pureskellaan tavoitteiksi, jotka toivon mukaan noudattavat SMART-sääntöä: tavoitteiden tulisi olla tarkkoja, mitattavissa, saavutettavissa, oleellisia sekä aikaan sidottuja.
Kun yrityksen strategia on tuotu ruohonjuuritasolle, on helpompi määrittää, mitkä aktiviteetit ovat tärkeitä, mihin halutaan panostaa ja miten niitä kannattaa mitata. Jos esimerkiksi tavoitteena on lisätä kanssakäymisiä asiakkaiden kanssa onlinessa ja vähentää paikan päällä vierailuja myynnin tehostamiseksi, tulee tähän tavoitteeseen liittyviä aktiviteetteja pystyä seuraamaan ja ottaa raportoinnin rakennuksessa huomioon siirtymätavoite.
Pidä laatu mielessä
Aktiviteetteja seuratessa ei ole myöskään järkevää tarkastella niitä vain ylätasoilla. Aktiviteetit voi jakaa pienempiin ryhmiin niiden laadun mukaan: Tapaamiset voi jakaa sen mukaan, onko kyseessä ensitapaaminen, tuote- tai palveludemo vai palaveri nykyisen asiakkaan kanssa. Puhelut taas voi ryhmitellä inbound ja outbound soittoihin tai sen mukaan, onko puhelun agenda kartoitus, lisämyynti tai tuki. Ja niin edelleen.
Lisäkategorisoinnin ohella tulisi myös pitää mielessä muut olosuhteet, jotka vaikuttavat lopputulokseen ja sitä kautta myyntiin. Soitoissa tulee ottaa huomioon, että osa soitoista on voinut mennä vastaajaan. Sähköposteissa on hyvä pitää silmällä, kuinka kauan myyjällä meni vastata asiakkaalle. Live chatissa voi seurata chatin pituutta tai chattien kokonaismäärää per myyjä. Nämä kaikki vaikuttavat kaupan edistymiseen myyntiputkessa.
Myynnin aktiviteettien seuraaminen HubSpotissa
HubSpot on siitä näppärä, että samasta alustasta löytyy niin CRM, myyntityökalut kuin raportointikin. Tällöin aktiviteetit on kirjattavissa suoraan CRM:n puolelle monen ohjelman välillä pomppimisen sijaan, ja sekä CRM:n että myyntipuolen data on käytettävissä raportoinnissa.
41% myyntijohtajista seuraa myyjien soittojen määrää ja laatua. 37% puolestaan seuraa myynnin sähköposteja osana raportointia. (HubSpot)
Aktiviteetteja voi lajitella ominaisuuksien ja lopputulosten perusteella jo kirjausvaiheessa, mikä helpottaa raportointia. HubSpotissa saa myös automatisoitua aktiviteettien kirjaamista. Esimerkiksi sähköpostit ja tapaamiset kirjautuvat automaattisesti HubSpotiin sähköposti- ja kalenteri-integraatioiden myötä, ja soitot tulevat suoraan näkyviin CRM-korttiin HubSpotin kautta soitettaessa. Näin aktiviteetteja ei putoa seurannasta unohduksien takia, ja myynnin tilasta saa mahdollisimman todenmukaisen kuvan.
Raportoinnin puolelta HubSpotissa löytyy hyvä kattaus. Laajan valmiiden raporttien kirjaston lisäksi HubSpot tarjoaa mahdollisuuden rakentaa custom-raportteja monen eri datapisteen avulla. Lisäksi tarjolla on myynnin analytiikkatyökalu, jonka avulla dataa voi tarkastella ja suodattaa reaaliaikaisesti. Sopivimmista raporteista voi luoda myynnin aktiviteeteille koontinäytön, ja tämän raporttikokoelman voi ajastaa tulemaan sähköpostitse myynnin avainhenkilöille kuukausittain. Näin myynnin raportointi ja aktiviteettien seuranta automatisoituu, ja toimenpiteitä vaativat vain raportoinnin perusteella havaitut muutostarpeet.